改善って現場以外にも活用できるのかな、、、？
そんな疑問にお答えします。
☑記事の内容
- 業務にも改善の考え方を！！
- 業務改善の進め方は？
- やってはいけない業務改善
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説します。
業務にも改善の考え方を！！
現場では改善が盛んにおこなわれています。これを業務自体に活用しましょう。「業務改善」と呼ばれる活動です。
業務改善とは「商品やサービスといった価値を生み出すために投入する人・物・金といった経営資源を有効的に価値へ変換するために問題点を洗い出し、対策を行って良い状態にしていくこと」と言えます。
基本的には現場作業の改善も業務改善の一環であることがわかります。現場作業以外にも活用して改善活動の範囲を広げましょう。
改善で重要な考え方はQCDを向上させることです。Q:品質、C:予算、：D納期を向上させることを具体的なゴールとすることで改善策を具体的に考えることができます。
業務改善の進め方は？
進め方の種類
改善の進め方は大きく２つあり、「トップダウン式」と「ボトムアップ式」です。
トップダウン式
「トップダウン式」は、経営層や上層部が業務改善に積極的に取り組みます。事業所→部門→個人へと落とし込んでいく進め方です。
ボトムダウン式
「ボトムダウン式」は、現場主体で取りくんでいく業務改善です。現場から様々な改善策を発信して、経営層や上層部が検討し、有効性や妥当性を感じれば採用され、改善が進みます。
トップダウン式かボトムダウン式かそれぞれの良さを採用したハイブリット式かは企業や事業所ごとに違うと思いますが、やっていけない進め方が存在します。
やってはいけない改善の進め方は、「現場を無視したトップダウン式」や「本質を理解していないボトムアップ式」です。詳しくは次項で解説します。
実際の進め方
業務改善を進めるステップを５ステップで紹介します。
- 可視（見える化）
- 定量（洗い出し）
- 課題（タスク化）
- 実践（推進する）
- 定着（日常化）
可視（見える化）
業務改善に取り組む前に、現在の業務プロセスとその問題点を見える化形にしていきます。
業務手順書を確認するのではなく実際の業務を事実ベースで確認していきます。確認できたことを業務フロー図を作成して可視化します。
さらに問題点や課題点を書き込んでいく、業務を変更した場合の影響度を確認しておくなどの下準備を進めてきます。
定量（洗い出し）
現状の可視化が進んだら問題の洗い出しを行っていきます。
表面化している問題は最初の可視化のステップである程度洗い出しされているはずですが、なかなか表面に出てこない潜在的な問題点も可能な限り洗い出していきます。
問題を洗い出したら、問題へ優先度を設定し、解決すべき課題を明確にします。
問題を改善する目的と目標を決め「何のために業務改善を行うのか？」について答えになるような課題を設定します。
課題（タスク化）
課題をクリアするために必要なタスクを整理します、細かくタスクかして、着実に進んでいくことが成功への近道となります。
また、タスクを決定する際はタスクを達成したかどうかの評価方法と評価基準をあらかじめ決めておくことで効率的に進めることができます。
実践（推進する）
課題の達成に向けてタスクを一つ一つ実践していきます。
また、実践したタスクはあらかじめ決めておいた評価方法と評価基準で評価しながら進めていきます。こうすることで進捗率が明確になる、目標達成までの修正項目が明確になるなどもメリットがあります。
定着（日常化）
各タスクを完了させたら、業務改善が達成されているはずです。
改善によって問題がどの程度改善されたかを評価します。効果が十分にある改善については定着させていく取り組みや仕組化を行っていきます。
効果が十分でない場合は、その要因について分析し、新たに改善のステップを進めていきます。決して後戻りさせることがあってはいけません。
やってはいけない業務改善
やっていはいけない業務改善は、「現場を無視したトップダウン式」や「本質を理解していないボトムアップ式」です。
「現場を無視したトップダウン式」
現場を無視した業務改善は手段が目的化している典型的な問題です。
例えば「毎月1人当たり1件以上の業務改善案を提出するように」といった業務指示が出る場合などです。
本来の業務改善の効果であるQCDの向上につながっておらず、無理やり考えた効果のない改善提案の起案、検討、指導に無駄なコストがかかったり、メンバーに「業務改善は無駄だ」といった意識を刷り込んでしまいます。
「本質を理解していないボトムアップ式」
現場に業務改善の本質が理解されていない場合も問題があります。
実際に現場では有効な改善を起案し、実行しているわけですから一見問題が無いようですが、経営層や上層部の方針とのずれが問題となります、
経営資源を利用して業務改善を行うのですから、その業務改善は経営や会社の方針に沿っている必要があります、
現場がその本質を理解しないで業務改善を行うと会社の進みたい方向とは違った方向へ無理やり進んでいくことになる問題が発生するのです。
頑張ったのに今期も業績未達、、、。なんてことにもなりかねません。
このような「やってはいけない業務改善」にならないように十分な配慮が上層部にも現場にも必要なのです。
まとめ
記事のまとめです。
- 業務改善にはトップダウン式とボトムアップ式がある
- どちらの方式でも目的の十分な理解は重要
- 業務改善の進め方は5ステップ
- 可視（見える化）
- 定量（洗い出し）
- 課題（タスク化）
- 実践（推進する）
- 定着（日常化）
- 経営資源の無駄になる業務改善は
- 「現場を無視したトップダウン式」
- 「本質を理解していないボトムアップ式」
以上業務改善について解説しました。
現場でしっかり改善を進めるスキルがある人には当たり前の内容だったかもしれません。
現場以外で活躍されていて、改善に不慣れな方は現場の改善手法、考え方を参考に業務改善を進めるとうまくいくことが多いです。
