改善！改善！と上司に言われるけど何をしたらいいかさっぱりで、、、。
そんな悩みにお答えします。
☑️記事の内容
- 【効率化の全て】改善の8原則
- 実際の業務で8原則をつかうには？
- 困ったときの対処方法 5選
この記事を書いている私は、自動車メーカー工場で改善活動の指導経験が10年以上。金額換算すると1億円以上の改善経験があります。
そんな私が解説していきます。
【効率化の全て】改善の8原則
便利なことに改善には原則が存在します。
原則とは決まり事とも言い換えれます。つまり、「改善しましょう」といった上司の指示は「改善の8原則で仕事を見直してみましょう」ということなのです。
改善の8原則です。
- 廃止の原則
- 削減の原則
- 容易化の原則
- 標準化の原則
- 計画化の原則
- 同期化の原則
- 分担検討の原則
- 機械化の原則
詳しく解説していきます。
廃止の原則
やめれることがないか？と考えていきます。やめると誰（何）が困るのだろう？と考えてみましょう。
減らすこと、少なくすることはできないか？と考えていきます。減らすと誰（何）が困るのだろう？と考えてみましょう。
☑️チェックしてみましょう
やめられないか、目的がはっきりしていないか、本当に効果を挙げているか、現行の資料、帳票、サービス等をやめられないか、チェックをやめられないか
削減の原則
減らすこと、少なくすることはできないか？と考えていきます。減らすと誰（何）が困るのだろう？と考えてみましょう。
☑️チェックしてみましょう
枚数を減らせないか（帳票、報告書）、頻度を少なくできないか（毎日・週・月）、もっと粗くできないか（分類、項目）、経由部門を少なくできないか
容易化の原則
もっと簡単に、もっと早くできないか？と考えていきます。この作業は複雑だなと感じる作業について考えましょう。
☑️チェックしてみましょう
資料はすぐできるようになっているか、よく参照する情報は近いとろに置いておけないか、移動距離を小さくできないか、大事な事柄がすぐに目につくようになっているか、迷わず判断できるようになっているか
標準化の原則
作業のやり方は決まっているか？と考えていきます。誰か特定の人がやれば上手くいく作業は標準化できていないことが多いです。
☑️チェックしてみましょう
もっと標準化、ルール化できないか、ミスなどでやり直ししていることはないか、例外処理のルール化は決まっているか、引き継ぎはスムーズにいくか、この通りにやれば一定の成果が出るというやり方にならないか
計画化の原則
計画性（人の動き）のある作業になっているか考えます。何度も同じところを往復してないか？時間がかかる作業は？などを考えていきます。
☑️チェックしてみましょう
もっと計画的に仕事ができないか、もっと短い時間でできないか、人の動きは良いか（のんびりしていないか）、離席を少なくできないか、なぜ離席するのか、期日を守れているか
分担検討の原則
分担を変えることで効率化できないかを考えていきます。似たような動作の作業はないか？と考えていきます。
☑️チェックしてみましょう
仕事の負荷は平準化されているか（適正か）、余裕があるのではないか、分担を変えた方が良いか（スキル・経験は適正か）、もっと集中化できないか、パート化、外注化できないか
同期化の原則
手待ち、催促、調整を無くせないかを考えていきます。作業を並行に進めることで効率化できることはないか？を考えていきます。
☑️チェックしてみましょう
もっと平準化できないか、もっとまとめて処理できないか、必要な情報が必要な時に届いているか、手持ちはないか、納期遅れで価値が下がった資料を作り続けていないか
機械化の原則
機械やプログラムパソコンでの処理に変更できないか？を考えていきます。
☑️チェックしてみましょう
手書きを少なくできないか、データベース化して活用できないか、自動化できないか、モバイル化できないか、ネットワークを活用できないか、単純な計算に時間がかかってないか
この8つの原則で業務や作業を見直していきましょう。そうすれば改善のネタにこまらないはずです。
実際に業務で8原則をつかうには？
この8原則を使うためには、業務を細かく分解して原則に基づいて考えていきます。
今やっている業務を一つ一つの動作に分解し書き出しましょう。
例として「作業台で製品の個数を用紙に記入する」作業を分解していきます。
- 現在位置（スタート）
- ↓
- 振り向く
- ↓
- 3歩歩く
- ↓
- ボールペンを取る
- ↓
- ボールペンをノックしてペン先を出す
- ↓
- 記入欄を探す
- ↓
- 製品個数を思い出す
- ↓
- 「2021」を記入
- ↓
- 「セット」を記入
- ↓
- 「生産」を記入
- ↓
- ボールペンをノックしてペン先をしまう
- ↓
- ボールペンを置く
- ↓
- 3歩歩く
- ↓
- 元位置（ゴール）
といった感じに分解していきます。これらの分解した作業を「要素作業」といます。
この「要素作業」に対して8原則を当てはめて考えていきましょう。
どうでしょうか？「作業台で製品の個数を用紙に記入する」といった作業をまとめた状態ではなかなか原則に当てはめるのは難しいですが、「要素作業」に分解したら改善が思いつきやすくなりませんか？
大きな改善は小さな改善の積み重ねでできています。コツコツ改善を積み重ねて大きなせいかを目指しましょう。
困ったときの対処方法 5選
改善を行なっていると困り事が出てきます。それらの対処法を解説します。
・いろんな改善案が思いうかんだ
作業を分解し、8原則に当てはめると1つの要素作業に対して数パターンの改善案が出てくることがあります。
対処方法 → 時間（期間）、コスト、有効性、汎用性、職場の目標とのマッチ度等について評価して決定する。
複数の改善案を思いついた場合は自分の偏見で選ばないようにしましょう。
改善案を様々な評価軸で評価して絞り込みます。
・上司にダメ出しされた
せっかく考えた改善案を上司にダメ出しされることがあります。
対処方法 → 理由をきちんと聞いてみる。
上司がダメ出しする場合は多くの場合「他の作業、部署との関係性があり変更が困難」、「職場の目標とマッチしておらず、それに予算を回せない」、「その他のしがらみ」です。
つまりは、上司が業務として今は適切でないと判断したということです。
理由を聞いて納得し、次の改善案の検討に活かしましょう。やりたい改善案も大切なのですが、上司がやって欲しい改善案（職場の目標達成につながる）を検討することも大切です。
・全然思い浮かばない
改善案が全く浮かばない場合があります。
対処方法 → 他の作業などから良いところを徹底的にマネしてみる。
思い浮かばない場合は似たような作業からマネできることはないか、他の人の改善案を自分の作業に取り入れることができないかを考えましょう。
「学ぶ」の語源は「真似る」からきているようにマネすることは良いことです。参考にできることを探してマネしましょう。
・似たような改善をやっている人がいる
この改善、あの人の改善とかぶっているけどいいのかな？と感じることがあると思います。
対処方法 → 問題なしです。気にせず改善しましょう。
似た改善になることはよくあることなので気にせずにかいぜんしましょう。もしくはほぼ同一の改善があるならその改善を行なった人にアドバイスをもらうという方法もあります。
・具体的な解決策が見つからない
改善したい要素作業があるけど改善案が見つからない場合があります。
対処方法 → なぜなぜ分析等の手法を使って深堀しましょう。
改善したい要素作業について良い案がうかばない場合は分析してみましょう。
分析していくことでその作業の成り立ちや必要性、関係性などが明らかになっていくはずです。着想点が絞り込まれることで改善案が浮かびやすくなったり、相談すべき人や部署が明確になります。
まとめ
記事のまとめです
- 改善の原則は8つある
- 作業は分解して考えよう
- 困ったらこの記事を参考にしてみよう
改善へのイメージが湧いてきたこととと思います。
まずは身近な作業から分解して小さな改善を行なってみましょう。
