最近ミスばっかりだな、、、。
これって改善することができるのだろうか？
そんな悩みにお答えします。
☑️記事の内容
- 【仕事でミスをしなくなる！】ミス改善のアイデア10選
- ミスを改善しないとどうなるの？
私は自動車メーカーの工場で改善活動の指導を10年以上行ってきました。実績を金額に換算すると1億円以上の改善を行なってきたいわゆる改善のプロです。
そんな私が解説します。
【仕事でミスをしなくなる！】ミス改善のアイデア10選
ミス改善のアイデアを集めました。マネできるものはすぐにマネして改善しましょう。
- 「仕事をうっかりやり残してしまった」のミス改善
- 「重要なメールが行方不明になってしまった」のミス改善
- 「古いフォーマットで書類を作成してしまった」のミス改善
- 「ミスが起きたことに気がつかなかった」のミス改善①
- 「ミスが起きたことに気がつかなかった」のミス改善②
- 「チェックシートにチェックしたのにミスしていた」のミス改善
- 「仕事のが抜けてしまったミス」のミス改善
- 「いつものちがう環境でうまく仕事ができなかった」のミス改善
- 「変更した情報を関係者に伝え漏れていた」のミスの改善
- 「物やファイルがバラバラで間違える」のミス改善
「仕事をうっかりやり残してしまった」のミス改善
やるべき仕事をうっかり忘れてしまった。そんなミスには「片付け」を徹底してみましょう。
机や作業台、パソコンのデスクトップなどのスペースに何もない状態が仕事が終わった状態とします。
始業時に今日やるべき仕事を確認し、それに必要な道具や資料、やるべきタスクを書き出した付箋などを準備します。
そして1つの仕事が終わるたびに必要な道具や資料、やるべきたすくを書き出した付箋などを片付けていきます。
机や作業台、パソコンのデスクトップに何も無くなったら今日のやるべき仕事が完了したということです。
やり始めは大変ですが、毎日繰り返していると習慣化し、仕事のやり残しミスが改善できます。
「重要なメールが行方不明になってしまった」のミス改善
あのメールどこいったっけ？と重要なメールが見つからない。そんなミスには「件名にひと工夫」しましょう。
メールのフォルダ分をやっていて、このメールどのフォルダに入れよっかな？と迷うことがありませんか？
この迷いを防ぐためにメールの件名に適切なルールを設けましょう。
件名に「プロジェクト名・分類」を入れることでメールのフォルダ分けが劇的にやりやすくなります。
また、こちらから件名を一定のルールで送信していると不思議と他の人のメールの件名もルール化されてくるようです。
受信したメールで件名がルール外の場合は件名変更して自分にに再送信する一手間を加えます。
件名にひと工夫したメールによりメールソフトの検索機能も活用しやすくなるためメールの行方不明をさらに防ぐことができます。
「古いフォーマットで書類を作成してしまった」のミス改善
最新版で作成したと思ってたのに古いフォーマットで書類を作成してしまった、、、。そんなミスには「フォルダの中身を工夫」しましょう。
古いフォーマットと新しいフォーマットが同じフォルダに入っていませんか？
フォルダには最新版のファイルを1つだけ入れるようにしましょう。
古いフォーマットは削除、もしくは古いファイルダケのゴミ箱的なフォルダを作成しましょう。
これで古いフォーマットでミスを起こさなくなります。
「ミスが起きたことに気がつかなかった」のミス改善①
指定された量より材料を使っていた、、、。材料が無くなって気がついた。ミスをしていたのに気がつかないで仕事が進み後から気づく、そんなミスは「関連する2つの相関を見える化」でミスを防ぎましょう。
例のようにある材料を指定された数量使う仕事の場合、材料の残りと仕事の残りは関連性があはずです。
仕事が10％終わった時点で材料も10％減っているのが正常です。
その関連性が崩れていないかを「見える化」することでミスに気づけるようにします。
早く気づけばフォローできることも多いはずです。
「ミスが起きたことに気がつかなかった」のミス改善②
やったつもりなのに、できていなかった、、、。そんなミスは「仕事におけるプロセス管理」でミスを防ぎましょう。
仕事に必要なプロセスを書き出し、そのプロセスで管理すべき点や目標値を明確にします。
仕事のプロセスが終わるごとにこのシートで確認していきましょう。
管理すべき点や目標値が満足していれば次のプロセスへ進みます。
こうすることでうっかりミスに気づけるようになります。
「チェックシートにチェックしたのにミスしていた」のミス改善
仕事の出来をチェックシートでチェックしていたのにミスがあった。そんなミスは「行動を振り返るチェックリスト」を作成してミスを防ぎましょう。
一般的なチェックリストは「〜〜したか？」の問いに⭕️❌でチェックするだけです。
これではチェックしただけになってしまいます。
チェックリストに「何を対象に、どのような方法で確認したか」という行動そのものをを記入する欄をもうけましょう。
こうすることでチェック項目に対して適切な行動が取れているか判断でき、ミスを防ぐことができます。
「仕事のが抜けてしまったミス」のミス改善
多くの仕事を同時にしているとうっかり仕事が抜け落ちてしまうことがあります。こんなミスは「仕事の一元管理」でミスを防ぎましょう。
やるべき仕事を全て自分の記憶にたよてって管理していると忘れてしまうミスが起きてしまいます。
仕事をどういう順番で進めていくのか？スケジュールはどうするのか？納期はどうなっているか？など行なっている仕事を一つのシートで管理しましょう。
無料でタスク管理のソフトやアプリがありますので使いやすい物を選べばOKです。
ポイントは細かすぎるくらい入力することです。
上手く使いこなしてミスをふせぎましょう。
「いつものちがう環境でうまく仕事ができなかった」のミス改善
配置が変わった、メンバーが変わった、道具やソフトウェアが変わったなどいつもと違う環境だとミスをしてしまい仕事がうまく進まないものです。
そんな時は「変化点について考える」でミスを防ぎましょう。
「人」、「設備、システム」、「方法」、「物、情報」についての変化があった場合、その変化点とリスクそしてその対応を検討します。
例えば「ベテランのメンバーが休みで他部門から応援者がくる」という変化点のリスクとして「全体の業務処理能力が落ち、忙しくなる」を考えます。その対策として「応援者を2名に増やしてもらう」と検討するのです。
こうすることで変化点に柔軟に対応できるためミスを防ぐことができます。
「変更した情報を関係者に伝え漏れていた」のミスの改善
仕事で使う資料の更新を行なったのにAさんにだけ連絡を忘れてしまった。そんなミスは「連絡先の設定」で防ぎましょう。
メールやチャットのソフトにはグループ送信の機能があります。その機能を有効活用しましょう。
同じ仕事をしている人をグループにしてまとめて送信するようにします。あらかじめ「忘れがちなので連絡事項は皆さんにまとめて送信させていただきます」と伝えておくこともポイントです。
この機能を使いこなしミスを防ぎましょう。
「物やファイルがバラバラで間違える」のミス改善
似たような物やファイルがあり、間違って使って仕事をしてしまった。そんなミスは「整頓のコツ」でミスを防ぎましょう。
ファイルや物は戻す場所をきちんと確保しておけば乱雑になることはありません。
ファイルや物の置き場に名札をつける。取り出したら「〇〇ファイル持ち出し中」や写真等が見えるようにして、他のファイルや物が収納されるのを防ぐ。等を行いましょう。
この整頓のコツで収納しやすく、他のものに席をとられない状態が出来上がります。
収納が正しくされれば取り出すときに間違うこともありません。こうしてミスを防ぎましょう。
ミスを改善しないとどうなるの？
ミスを改善しないと
- 大きな失敗や損失になる
- 現場や職場の雰囲気が悪くなる
といった影響が出ます。
大きな失敗や損失になる
特にパソコンやシステムでの仕事でのミスは規模が大きくなる可能性が高いのです。
例として株取引の注文ミスで「61万円1株売り」を「一円61万株売り」として大損失を出したニュースがあります。
このニュースの損失は400億円にもなったそうです。
現場や職場の雰囲気が悪くなる
ミスが多い現場や職場はミスのフォローの分仕事が多くなり忙しくなります。
その忙しさが人の心を弱くしてしまい、ミスをした人を見下すなどの差別意識や尻ぬぐいをしているといった被害者意識が生まれてきます。
このような意識が生まれてしまうと仲間同士助け合うこともなくなり職場の雰囲気が悪くなっていってしまいます。
このようにミスを改善しないと問題が起きてしまうのです。
まとめ
まとめです
- ミス改善のアイデア10選 マネして改善してみましょう
- ミスを改善しないと大きな失敗や損失につながる
- ミスを改善しないと職場の雰囲気が悪くなる
- ミスに気づいたらチャンスと思って改善しよう
ミス改善というと息が詰まりそうな感じがするかもしれません。
現場や職場の目標達成の手段としてミス改善と考えると改善がぜんたいに良い影響を与えることがわかると思います。
自分のミスで気づきを得て、ミスが発生しない職場環境や風土を作っていくイメージを持って改善しましょう。
